Hướng dẫn sử dụng

Dành cho người dùng cuối

1. Đăng nhập từ web

Để sử dụng các tính năng của hệ thống bạn nhất thiết phải đăng nhập vào hệ thống. Mỗi người dùng thuộc hệ thống sẽ được cung cấp 1 tài khoản, nếu bạn chưa có tài khoản, hãy liên hệ với quản trị viên của hệ thống

1.1 Điều hướng

Truy cập vào tên miền của dịch vụ có dạng tencongty.aliswork.com sau đó chọn mục [Đăng nhập] trên thực đơn
Màn hình đăng nhập xuất hiện như hình dưới đây:

1.2 Hành động

Nếu bạn cung cấp tên đăng nhập (là địa chỉ email của bạn) và mật khẩu chính xác, hệ thống sẽ chuyển tới màn hình giao diện như hình dưới.
tại đây bạn sẽ nhìn thấy các thông tin của mình và những thông tin khác nếu được phép truy cập.

Như vậy bạn đã đăng nhập thành công, trường hợp có lỗi hệ thống sẽ thông báo mật khẩu và tài khoản không phù hợp

2. Đăng xuất

Nếu máy tính của bạn có nhiều người sử dụng, bạn nên đăng xuất mỗi khi kết thúc phiên làm việc của mình

2.1 Điều hướng

Nếu bạn đang đăng nhập, góc trên phía bên phải của màn hình sẽ có tên của bạn bên cạnh một ảnh nhỏ là ảnh đại diện của bạn
Sử dụng chuột bấm vào đó, một thực đơn sổ xuống sẽ xuất hiện, bạn sẽ nhìn thấy nhiều mục, mục cuối cùng là [Thoát]

2.2 Hành động

Bấm vào mục [Thoát], hệ thống sẽ đóng phiên làm việc của bạn và trở về màn hình đăng nhập

3. Giới thiệu các thành phần trên màn hình làm việc

Nói chung Aliswork có giao diện màn hình đã được thiết kế một cách nhất thể hóa nhằm mục đích thuận tiện nhất cho người dùng, ở bất kể tác vụ nào, màn hình giao diện luôn có những thành phần chính yếu như trình bày ở dưới đây. Việc hiểu, nắm bắt ý nghĩa của mỗi thành phần là yêu cầu tối thiểu để bạn có thể trở thành người sử dụng thành thạo hệ thống Aliswork

3.1 Topbar

Topbar là thanh menu và trạng thái phía trên cùng của giao diện màn hình
Topbar có chứa menu chính (top menu) và một số thông tin trạng thái của người dùng

Về cơ bản để truy cập vào một chức năng nào đó trong Aliswork, bạn sẽ phải truy cập qua các mục trong topbar này

Các tác vụ liên quan đến tính năng thuộc quản lý nhân sự, bạn sẽ truy cập qua mục [Nhân sự] trên topbar

3.2 Action panel (Khung hành động)

Phần diện tích màn hình bên phải phía dưới topbar, là nơi chứa các nút điều khiển, tìm kiếm, phân trang... Lần lượt từ bên trái qua bên phải ta sẽ có các nút bấm và chức năng như sau:

Dòng tiêu đề của màn hình (title of model): Thể hiện tên của bảng thông tin phía dưới (ví dụ: danh sách đơn đề nghị chấm công bổ sung)

Nút bấm "Tạo" (Create): Thực hiện hành động tạo mới một bản ghi cho bảng thông tin hiện thời. Khi bấm vào nút này màn hình tạo mới sẽ hiện ra và bạn có thể nhập liệu để tạo ra một bản ghi mới (một phiếu chấm công bổ sung chẳng hạn).

Nút bấm Nhập (Import): Thực hiện nhập một tập tin (file) có sẵn vào bảng thông tin hiện thời. Khi bấm vào nút này, màn hình chọn tệp tin sẽ hiện ra để giúp bạn thao tác nhập tập tin mong muốn vào bảng thông tin
Bạn lưu ý rằng không phải bảng thông tin nào cũng có thể import được.

4. Thay đổi mật khẩu

4.1 Tại sao phải thay đổi

Mật khẩu dùng để truy cập vào hệ thống, người dùng có trách nhiệm bảo mật mật khẩu của mình. Vì sự an toàn của hệ thống, chúng tôi khuyên bạn nên thường xuyên thay đổi mật khẩu

4.2 Điều hướng

Bấm vào tên của mình trên topbar (trên cùng bên phải), chọn mục [Tùy chọn cá nhân]. Màn hình xuất hiện như ảnh dưới

4.3 Hành động

Trên bảng tùy chọn cá nhân, bạn chọn mục [Thay đổi mật khẩu] (phía dưới tên bạn)
Tại cửa sổ popup bật ra, bạn nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới, sau đó bấm vào nút [Đổi mật khẩu]
> Khi mật khẩu trên hệ thống được thay đổi, mật khẩu truy cập của bạn trên ứng dụng cũng được thay đổi theo tương ứng

Tại phần [Tùy chọn cá nhân] này, bạn có cũng có thể thay đổi một số thông tin sau:

  • Chữ ký của bạn trong các giao dịch thông tin với đồng nghiệp
  • Ảnh đại diện cá nhân
  • Ngôn ngữ hiển thị
  • Múi giờ của bạn

5. Nhật ký máy chấm công

5.1 Cung cấp những thông tin gì?

Máy chấm công được kết nối thời gian thực với hệ thống, do đó bất cứ lúc nào bạn cũng có thể xem thông tin nhật ký chấm công của mình. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được tình hình tuân thủ giờ giấc lao động của chính mình, kịp thời làm các phiếu giải trình cần thiết.

5.2 Điều hướng

Truy cập và mục nhân sự trên menu top rồi điều hướng như sau Nhân sự -> Chấm công -> Nhật ký máy chấm công Danh mục các lần check in, check out của bạn và các nhân viên dưới quyền bạn sẽ hiện ra dưới dạng list view.

5.3 Hành động

Thông tin được hiển thị với thời gian thực nhằm mục đích thông báo do đó bạn không cần phải có hành động gì

6. Phiếu chấm công hàng ngày

6.1 Cung cấp những thông tin gì?

Bạn sẽ xem được tình hình chấm công hàng ngày của mình và những nhân viên dưới quyền.

6.2 Điều hướng

Truy cập và mục nhân sự trên menu top rồi điều hướng như sau Nhân sự -> Chấm công -> Phiếu chấm công hàng ngày Danh mục các phiếu chấm công hàng ngày của bạn và các nhân viên dưới quyền bạn sẽ hiện ra dưới dạng list view.

6.3 Hành động

Thông tin được hiển thị với thời gian thực nhằm mục đích thông báo, bạn có thể bấm vào một phiếu chấm công bất kỳ để xem chi tiết. Các thông tin chi tiết bao gồm: ngày tháng, giờ vào, giờ ra, kỳ lương, số công, đi muộn, về sớm...

7. Phiếu chấm công hàng tháng

7.1 Cung cấp những thông tin gì?

Phiếu chấm công hàng tháng là bản dự thảo kết quả tính công trong tháng làm việc của bạn. Nếu không có gì bất thường, quản lý của bạn sẽ phê duyệt phiếu chấm công này và hệ thống sẽ tự động tính lương cho bạn theo các tham số tại đây.
Phiếu này sẽ cho bạn biết trước được tình hình tính công của bạn trong tháng này, nếu nhận thấy có sai khác bạn có thể kịp thời làm khiếu nại. Bạn sẽ xem được tình hình chấm công hàng tháng của mình và những nhân viên dưới quyền.

7.2 Điều hướng

Truy cập và mục nhân sự trên menu top rồi điều hướng như sau Nhân sự -> Chấm công -> Phiếu chấm công hàng tháng Danh mục các phiếu chấm công hàng tháng của bạn và các nhân viên dưới quyền bạn sẽ hiện ra dưới dạng list view.

7.3 Hành động

Bạn có thể bấm vào một phiếu chấm công bất kỳ để xem chi tiết. Các thông tin chi tiết bao gồm: ngày công, kỳ lương, đi muộn, về sớm, chi tiết hàng ngày...

8. Phiếu chấm công công bổ sung

8.1 Tại sao phải chấm công bổ sung?

Chấm công là bằng chứng xác nhận bạn đã có mặt tại nơi làm việc theo quy định
Với mỗi doanh nghiệp kỷ luật lao động luôn là vấn đề cần được mọi thành viên tuân thủ, việc có mặt tại nơi làm việc đúng giờ là thể hiện của việc tuân thủ kỷ luật lao động.
Tuy nhiên đôi khi bạn sẽ không có mặt tại nơi làm việc đúng quy định, có thể bởi các lý do sau đây:

  • Tắc đường, kẹt xe
  • Đi gặp đối tác hoặc đi công tác
  • Quên không chấm vân tay khi vào hoặc ra
  • Cũng có thể do máy chấm công bị trục trặc...

Để giải quyết vấn đề này, Aliswork cung cấp cho bạn một công cụ là "Phiếu chấm công bổ sung". Một khi phiếu chấm công bổ sung của bạn được phê duyệt, việc tính công của bạn sẽ được thực hiện theo quy định của doanh nghiệp.
Rất dễ dàng và nhanh chóng để bạn có thể tạo ta một phiếu chấm công bổ sung và cũng rất nhanh chóng phiếu chấm công của bạn sẽ được xử lý

8.2 Điều hướng

Truy cập và mục nhân sự trên menu top rồi điều hướng như sau Nhân sự -> Đơn từ -> Chấm công bổ sung Danh mục các phiếu chấm công bổ sung của bạn và các nhân viên dưới quyền bạn sẽ hiện ra dưới dạng list view.

Bạn sẽ nhìn thấy số hiệu, trạng thái, ngày đề nghị bổ sung, nhân sự và lý do ở danh sách dạng list, bấm vào một phiếu bạn sẽ thấy cửa sổ form view hiển thị các chi tiết của phiếu.
Để tạo một phiếu chấm công bổ sung mới, bạn bấm vào nút [Tạo]

8.3 Hành động

Các thông tin bắt buộc cần nhập khi tạo phiếu chấm công bổ sung như sau:

  • Chọn ngày bổ sung
  • Chọn lý do tại sao cần phải chấm công bổ sung

Bạn cũng có thể bổ sung thêm thông tin tại ô "Giải thích thêm".
Các thông tin khác: Người đề nghị, người phê duyệt, luồng phê duyệt hệ thống sẽ tự động điền.
Sau khi hoàn tất điền các thông tin, bạn bấm nút [Lưu] để lưu các thông tin của phiếu, đồng thời phiếu của bạn cũng được gửi tới nhân sự có trách nhiệm xử lý. Lúc này phiếu có trạng thái "CHỜ DUYỆT".

Khi một phiếu đề nghị chấm công bổ sung được tạo ra, đồng thời hệ thống sẽ gửi một email tới nhân sự có trách nhiệm xử lý. Khi việc xử lý hoàn tất, bạn cũng nhận được một email thông báo kết quả

Bạn lưu ý rằng Phiếu đề nghị chấm công bổ sung cũng có thể được tạo ra từ Ứng dụng Aliswork trên điện thoại

9. Đề nghị nghỉ phép

9.1 Đề nghị nghỉ phép là gì?

Đôi khi bạn cần phải nghỉ một hoặc vài buổi làm việc để giải quyết những công việc cá nhân.
Nếu bạn không có mặt tại nơi làm việc, công việc chung của cả nhóm hay cả doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng. Do vậy người quản lý của bạn cần phải biết được thông tin này. Aliswork cung cấp cho bạn công cụ tạo "Đề nghị nghỉ phép" cho phép bạn tạo đơn và người quản lý xử lý một cách nhanh chóng.

9.2 Điều hướng

Truy cập và mục nhân sự trên menu top rồi điều hướng như sau Nhân sự -> Đơn từ -> Xin nghỉ Danh mục các Đề nghị nghỉ phép của bạn và các nhân viên dưới quyền bạn sẽ hiện ra dưới dạng list view.

Bạn sẽ nhìn thấy số hiệu, trạng thái, ngày nghỉ, nhân sự ..., bấm vào một phiếu bạn sẽ thấy cửa sổ form view hiển thị các chi tiết của phiếu.
Để tạo một phiếu Đề nghị nghỉ phép mới, bạn bấm vào nút [Tạo]

9.3 Hành động

Các thông tin bắt buộc cần nhập khi tạo phiếu đề nghị xin nghỉ như sau:

  • Thời gian nghỉ (từ ngày - đến ngày
  • Loại nghỉ phép

Bạn cũng có thể bổ sung thêm thông tin tại ô "Giải thích thêm".
Các thông tin khác: Người đề nghị, người phê duyệt hệ thống sẽ tự động điền.
Có một số loại nghỉ có sẵn như: Nghỉ phép theo chế độ, nghỉ ốm, nghỉ không lương... Quản trị viên của bạn sẽ cấu hình loại nghỉ cho hệ thống của danh nghiệp bạn
Sau khi hoàn tất điền các thông tin, bạn bấm nút [Lưu] để lưu các thông tin của phiếu, đồng thời phiếu của bạn cũng được gửi tới nhân sự có trách nhiệm xử lý. Lúc này phiếu có trạng thái "CHỜ DUYỆT".

Khi một phiếu đề nghị nghỉ phép được tạo ra, đồng thời hệ thống sẽ gửi một email tới nhân sự có trách nhiệm xử lý. Khi việc xử lý hoàn tất, bạn cũng nhận được một email thông báo kết quả

Bạn lưu ý rằng Phiếu đề nghị nghỉ phép cũng có thể được tạo ra từ Ứng dụng Aliswork trên điện thoại

10. Đề nghị làm thêm giờ

10.1 Tại sao phải đề nghị làm thêm giờ?

Có nhiều lý do khiến bạn ở lại nơi làm việc muộn hơn so với giờ giấc quy định, có thể công việc của bạn chưa hoàn thành, có thể bạn cần chút không gian vắng vẻ. Đối với nhà quản lý, việc trả thêm chi phí để bạn làm việc ngoài giờ cần được minh bạch, rõ ràng và nhìn thấy hiệu quả trong cả tiến trình của tổ chức. Để có thể xác nhận và tính thù lao cho những đóng góp của bạn ngoài giờ làm việc, bạn cần có một đề xuất tính thời gian làm ngoài giờ. Aliswork cung cấp cho bạn công cụ tạo "Đề nghị làm thêm giờ" cho phép bạn tạo đề nghị và người quản lý xử lý một cách nhanh chóng.

10.2 Điều hướng

Truy cập và mục nhân sự trên menu top rồi điều hướng như sau Nhân sự -> Đơn từ -> Thêm giờ Danh mục các Đề nghị thêm giờ của bạn và các nhân viên dưới quyền bạn sẽ hiện ra dưới dạng list view.

Bạn sẽ nhìn thấy số hiệu, trạng thái, ngày nghỉ, nhân sự ..., bấm vào một phiếu bạn sẽ thấy cửa sổ form view hiển thị các chi tiết của phiếu.
Để tạo một phiếu Đề nghị thêm giờ mới, bạn bấm vào nút [Tạo]

10.3 Hành động

Các thông tin bắt buộc cần nhập khi tạo phiếu đề nghị thêm giờ như sau:

  • Thời gian (từ ngày - đến ngày)

Bạn cũng có thể bổ sung thêm thông tin tại ô "Giải thích thêm".
Các thông tin khác: Người đề nghị, người phê duyệt hệ thống sẽ tự động điền.
Sau khi hoàn tất điền các thông tin, bạn bấm nút [Lưu] để lưu các thông tin của phiếu, đồng thời phiếu của bạn cũng được gửi tới nhân sự có trách nhiệm xử lý. Lúc này phiếu có trạng thái "CHỜ DUYỆT".

Khi một phiếu đề nghị thêm giờ được tạo ra, đồng thời hệ thống sẽ gửi một email tới nhân sự có trách nhiệm xử lý. Khi việc xử lý hoàn tất, bạn cũng nhận được một email thông báo kết quả

Bạn lưu ý rằng Phiếu đề nghị thêm giờ cũng có thể được tạo ra từ Ứng dụng Aliswork trên điện thoại